Met 5 stappen in de jaarkalender organiseer je grip op governance
Het nieuw aantreden als bestuurslid is spannend! Je vraagt je af welke indruk jij, als instappend bestuurslid, maakt. Je springt op een rijdende trein. Een dik pakket met vergaderstukken is je inmiddels al toegestuurd. Waar begin je? Hoe pak je dit aan?
Wij hebben gevoel voor mensen en verstand van organisaties. We helpen jouw organisatie graag met
- Organisatieadvies
- Strategie herzien
- Governance
- Begeleiden van gesprekken en zelfevalutie
- Cultuurveranderingen
- Trainingen over governance en sociale veiligheid voor leidinggevenden
- Werkprocessen optimaliseren
- Structuur en afstemming van de bestuurlijke jaaragenda
We gaan graag het gesprek over wat en welke behoefte er is bij jou of je organisatie leeft. Maar laten we eerst eens kijken wat de notulen zeggen over de wijze waarop je vergadert. Door het jaar heen behandelt het bestuur of de raad van toezicht terugkerende onderwerpen.
Handige uitgangspunten vind je terug in deze 5 stappen in de jaarkalender.

5 formele stappen in de jaarkalender
1. De terugblik
Dit gebeurt in een jaarverslag met de financiële onderbouwing over het afgelopen jaar: het jaarverslag en de jaarrekening, eventueel samengevoegd met het sociaal jaarverslag.
Tip: Vraag eens aan de directeur of leidinggevende verslag uit te brengen over het maatschappelijk rendement van de organisatie. Denk daarbij aan: Hoeveel leer/werkplekken zijn aangeboden en benut? Hoeveel en hoe hebben vrijwilligers bijgedragen aan de behaalde resultaten?
2. De blik vooruit
Voor het zomerreces wordt de begroting inclusief de hiervoor benodigde prestaties in het bestuur vastgesteld. Het is een voorspelling gebaseerd op je huidige resultaten en reële verwachtingen. Je zet bijvoorbeeld je verwachte inkomsten en uitgaven op een rij voor het komende kwartaal. Daarmee krijg je strategisch inzicht in de haalbaarheid van je plannen en kun je onderbouwde beslissingen nemen. De begroting voor het volgende jaar legt de prognose vast, zodat je het gebruikt als toetssteen van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Are you On Budget? Wil je ondersteuning hebben bij het voorbereiden of maken van een prognose? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
Weetje: Het woord prognose is afgeleid van het Griekse woord pro en gnosis. Dat betekent letterlijk: voorkennis. Het gaat dus om het vermoedelijke verloop van een gebeurtenis. Een voorspelling gebaseerd op kennis die je nu al hebt. Prognoses worden ook gebruikt in de medische wereld (toekomst van een patiënt) en de economie voor de toekomst van een bedrijf bijvoorbeeld.
Tip: Vraag de directeur ook welk deel van het meerjarenbeleidsplan al is gerealiseerd.
3. Het monitoren van de operationele uitvoering
Het functioneringsgesprek met de directeur van de organisatie mag niet ontbreken. Plan het in, inclusief de voorbereiding. Neem het functioneringsgesprek op in de jaarplanning. Op die manier weten alle betrokkenen dat het gesprek gaat plaatsvinden en wanneer. Wil je ondersteuning hebben bij het voorbereiden of voeren van het functioneringsgesprek met jouw directeur/bestuurder? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
Tip: Het bespreken van het eigen functioneren is altijd de spiegel van hoe het gaat. Daarom reflecteer je als bestuur en raad van toezicht ook jaarlijks in de zelf evaluatie. Nodig de directeur eens uit iets te zeggen over het het functioneren van het bestuur. Pakt de voorzitter goed zijn of haar rol? Bereiden de bestuursleden de vergadering goed voor?
4. De jaarlijkse zelfevaluatie en informele informatie inwinnen
Het is belangrijk dat het bestuur ook jaarlijks naar het eigen functioneren kijkt. Wij begeleiden de zelfevaluatie van raden van toezicht en besturen, zodat men aan de hand van een aantal punten vrij met elkaar in gesprek kan gaan.
Tip: klik hier voor informatie en het aanvragen van “aandachtspunten voor de zelfevaluatie”
Acties voor informele informatie
Contact met de werkvloer: Ruim als bestuur of raad van toezicht tijd in om eens de organisatie in te gaan. Vraag een medewerker in de uitvoering dit bezoek voor te bereiden en niet aan de directeur of een beleidsmedewerker. Zo maak je je onafhankelijker van wat een directeur bestuurder aanlevert. Wat speelt er op de werkvloer? Waar is men trots op? Wat willen de medewerkers graag delen met de bestuursleden?
De benen op tafel
Plan jaarlijks een informeel ‘met benen op tafel’ moment met de bestuursleden en de directeur. Benut dit als vrije ruimte door op een heel andere wijze te sparren over die stip op de horizon. Tijdens dit moment wordt niet gewerkt met agenda en verslag. Juist omdat niet wordt genotuleerd wordt ruimte ervaren.
Tip : Kies hiervoor een creatieve (buiten) locatie. Dat zorgt voor inspiratie en vernieuwing!
House of Culture adviseert in de ontwikkeling van professionaliseren van de organisatie en de strategie voor continuïteit. Met deze 5 stappen in de jaarkalender organiseer je structuur.
Zo werk je aan een gedeelde visie op governance. Zo wordt besturen en toezicht houden waardevol en verbindend, zonder het resultaat en de controle uit het oog te verliezen.
Neem contact met ons op een vrijblijvend gesprek of vraag.
Yvonne Twisk