Communicatie, communicatie, communicatie!
Bij goed bestuur en toezicht is “communicatie” het toverwoord dat het herhalen waard is. Tijdens een zelfevaluatiegesprek dat ik begeleid bij een Raad van Toezicht komen vaak wrijvingen en aannames aan het licht. Meestal omdat zorgvuldige communicatie ontbreekt. Het klinkt zo eenvoudig, maar onderwerpen bespreekbaar maken, blijft lastig. Diversiteit aan tafel, of juist het ontbreken ervan, speelt daarbij een grote rol. Hoezo?
Deze case laat zien hoe diversiteit behoefte heeft aan interculturele communicatie:
“De voorzitter van de RvT had om persoonlijke reden besloten eerder af te treden. Haar vertrek was aangekondigd. Maar de mededeling dat ze het per direct deed, kwam als een voldongen feit. Dat bleek pas tijdens het geplande evaluatiegesprek. Toen pas vertelde ze dat de uitschrijving in de KVK al via de Directeur Bestuurder geregeld was. Maar dit had ze gedaan, zonder overleg met haar RvT leden. Die wisten van niets.
Kortom, de Directeur Bestuurder was eerder geïnformeerd dan de andere leden van de raad. De vicevoorzitter bleek eveneens als op de hoogte. Dat was de druppel die de emmer bij de andere leden deed overlopen. De bom barstte.
Er was een stilzwijgende vanzelfsprekendheid dat je als lid van de RvT, eerst je leden informeert. Door iedereen werd dit als heel pijnlijk ervaren.”
Culturele mapping
Dit incident bleek direct ook een interculturele kaart te trekken, want de samenstelling bestond uit een directe Groninger en aan de ander kant zat een veel indirecter besnaard raadslid, vanwege de gewoonte uit zijn Turkse achtergrond.
Omdat de leden van de raad van toezicht voor een deel andere achtergronden meebrachten uit deels diverse sectoren en deels vanwege hun ouderlijke immigraties, bleken de manier van reageren op het scherp van de snede. Er ontstond een Babylonische spraakverwarring waarbij de een zich door de ander gekwetst voelde. Daar doen jullie het weer? Je hoeft niet zo direct te zijn! Hoe konden het begrip voor elkaar weer terugwinnen? Ik werd stante pede van gesprekleider opeens de mediator.
Hier kun je als bestuurder of toezichthouder natuurlijk veel zelf aan doen, maar het was nooit eerder gebeurd toen deze bom ontplofte. Waarschijnlijk gebeurde het juist omdat er een gespreksleider aanwezig was. Door met elkaar in gesprek te gaan en te leren van elkaar verbreed je de horizon, maar het gaat om goed luisteren en goed communiceren. Ik pakte de draad op, benoemde hoe dit was gelopen, en kreeg het gesprek gelukkig weer goed op de rails.
Interculturele communicatie
Iedereen aan de huidige bestuurstafel moet mee in de globalisering. Zeker als het aankomt op het omgaan met respect voor elkaar en het naar elkaar luisteren. In elk land, elk continent zijn er regionale verschillen in omgangsvormen, zoals je dat in Nederland kent tussen Venlo en Groningen, en tussen 010, 020 en 040. Mensen uit diverse niet-Nederlandse culturen reageren vaker minder direct en meer invoelend. Nederlanders reageren graag direct. Dat vinden we zelf eerlijk en efficiënt, maar door deze one-minute solution staan wij internationaal bekend als bot en ongemanierd.
“Omdat je in principe niet buiten de groep wilt vallen, pas je je altijd aan.”
Dat fenomeen zien we ook bij jonge aanstormende leden van een raad van toezicht, die na twee vergaderingen al het zelfde gedrag vertonen en niets kritisch durven bevragen.
De omgangsvormen in de boardroom verklaren hoe we onbewust geleid worden door onze opvoeding, onze thuiscultuur en ons sociale leven. Wanneer je weet welke cultuur op de achtergrond mede bepalend is, kun je pas onderzoeken of er elementen meespelen die te maken hebben met bijvoorbeeld een ‘schuldcultuur’, een ‘eercultuur’, een ‘schaamtecultuur’ of een ‘corporate cultuur’.
Als we meer met elkaar delen, is het ijs eerder gebroken en verbetert de sfeer en openheid naar elkaar. Makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak verschuilt men zich: zo vertelde iedereen bij de kennismaking iets persoonlijks, maar de Marokkaanse vicevoorzitter zei niets over de huiselijke achtergrond, laat staan welk geloof hij had.
Stel open vragen
Om elkaar weer te vinden en te binden kun je door vragen naar de nuances en naar waarom men zo reageert. Die middag kon ik de positieve kansen van ieders “eigen” cultuur in te zetten. Oog houden voor elkaars verschillen leidde in dit geval tot een verdieping die we zonder het incident niet boven tafel hadden gekregen.
Communicatie, Communicatie, Communicatie, zei mijn oud-collega altijd. Een open deur, maar intermenselijke en interculturele, elke vorm van communicatie is de sleutel voor goed bestuur en toezicht. Ze had driewerf gelijk!
De samenstelling van je bestuur of raad van toezicht is bepalend voor het succes van bestuur en toezicht. De professionaliteit en besluitvorming worden niet alleen door de competenties en karakters gestuurd, maar ook door interculturele verschillen. Diversiteit werkt door in alle aspecten: dit vraagt om bewuste en zorgvuldig afgestemde communicatie.
Zie ook de workshop over sociale veiligheid voor bestuur en toezicht, een aanrader voor bestuurder, toezichthouders en iedereen die leiding geeft. Neem contact op voor wat bij jou en je team past. Zoals de training voor toezichthouders: VIVOP over VERANTWOORDELIJK +INCLUSIEF +VEERKRACHTIG +OPEN+POSITIEF Toezicht en bestuur.